Perdre une fiche de paie lors d’un déménagement, ne plus retrouver un contrat signé trois ans plus tôt… Ces situations, beaucoup de salariés les ont vécues. La gestion papier des documents RH a clairement montré ses limites. C’est dans ce contexte que MyArkevia s’impose aujourd’hui comme une solution concrète pour centraliser, sécuriser et accéder à ses bulletins de paie et autres pièces administratives, sans effort et sans risque de perte.
Développé par le groupe Cegedim SRH, ce coffre-fort numérique s’adresse aussi bien aux salariés qu’aux services RH des entreprises. Dans ce guide complet, je t’explique tout ce qu’il faut savoir sur MyArkevia : son fonctionnement, ses fonctionnalités, la sécurité qu’il offre, et les réponses aux questions les plus fréquentes.
Qu’est-ce que MyArkevia et à quoi sert-il ?
Comprendre le coffre-fort numérique RH
MyArkevia est un coffre-fort numérique sécurisé dédié à la gestion des documents RH. Concrètement, il s’agit d’un espace personnel en ligne où tes bulletins de paie, contrats de travail, attestations employeur et autres justificatifs professionnels sont stockés de manière sécurisée et accessible à tout moment.
Contrairement à un simple envoi par email, ce système garantit que personne ne peut intercepter ou altérer tes données en transit. Le coffre-fort numérique joue le rôle d’un tiers de confiance entre ton employeur et toi, avec une traçabilité complète de chaque action effectuée sur tes documents.
La conservation est garantie jusqu’à 50 ans — ou jusqu’à tes 75 ans — ce qui couvre l’intégralité d’une carrière professionnelle. C’est un avantage considérable lorsqu’on sait que certaines démarches administratives, comme une demande de retraite, nécessitent des bulletins de paie datant de plusieurs décennies.
Le rôle de MyArkevia dans la gestion des documents RH
Du côté de l’entreprise, MyArkevia s’intègre directement aux logiciels de paie (SIRH) utilisés par le service RH. Chaque mois, dès que le gestionnaire de paie valide l’envoi, le bulletin est déposé automatiquement dans ton espace. Tu reçois alors une notification par email t’invitant à consulter le document.
Pour le salarié, cela représente un gain de temps réel. Plus besoin d’attendre un courrier ou de contacter les ressources humaines pour obtenir un duplicata. Tous tes documents RH sont accessibles en quelques clics, 24h/24, depuis n’importe quel terminal connecté.
MyArkevia va au-delà de la simple fiche de paie. La plateforme permet également de stocker des documents personnels comme des diplômes, des pièces d’identité ou des avis d’imposition, transformant ainsi cet espace en un véritable classeur numérique centralisé pour toute ta vie administrative.
| Critère | MyArkevia | Digiposte | MyPeopleDoc |
|---|---|---|---|
| Spécialisation RH | Oui — exclusivement | Généraliste | RH + gestion globale |
| Durée de conservation | 50 ans | Long terme (variable) | Variable selon contrat |
| Conformité RGPD | Oui | Oui | Oui |
| Norme NF Z42-013 | Oui | Partielle | Variable |
| Accès après changement d’employeur | Oui | Oui | Selon configuration |
| Stockage documents personnels | Oui (gratuit) | Oui | Limité |
| Dépôt automatique des bulletins | Oui | Non (manuel) | Oui |
| Partage sécurisé de documents | Oui (lien temporaire) | Oui | Oui |
Comment activer votre compte MyArkevia pour la première fois
Réussir votre première connexion : invitation et activation
L’activation de ton compte MyArkevia commence toujours par une initiative de ton employeur. C’est lui qui crée ton espace personnel et te transmet les identifiants provisoires, généralement par email ou par courrier papier. Sans cette démarche de sa part, tu ne peux pas initier la procédure seul.
Une fois l’email reçu, voici comment procéder pour activer ton coffre-fort numérique :
- Ouvre l’email envoyé par ton service RH et clique sur le lien d’activation.
- Accède au site dans le navigateur en te rendant sur www.myarkevia.com, puis clique sur « JE M’INSCRIS ».
- Renseigne le matricule et le code secret fournis par ton employeur.
- Accepte la convention de mise à disposition du bulletin de paie électronique ainsi que les conditions générales d’utilisation.
- Complète tes informations de profil et définis ton mot de passe personnalisé.
- Validez l’inscription : tu es alors redirigé automatiquement vers la page de connexion.
Toute la procédure prend quelques minutes à peine. L’interface guide chaque étape de façon claire, même pour les utilisateurs peu à l’aise avec les outils numériques.
Les informations nécessaires pour l’inscription
Pour finaliser l’inscription, deux éléments transmis par ton entreprise sont indispensables : ton matricule salarié et un code secret à usage unique. Ces données permettent à MyArkevia de rattacher ton espace personnel à ton dossier RH de façon sécurisée.
Tu devras également renseigner ton adresse email personnelle. C’est cette adresse qui servira d’identifiant pour toutes tes connexions futures. Je recommande d’utiliser une adresse email que tu conserveras sur le long terme, indépendante de ton employeur, pour ne pas perdre l’accès à ton coffre si tu changes de poste.
Garde précieusement ces premières informations de connexion. En cas de perte, seul ton service RH pourra te fournir à nouveau le matricule et le code d’accès initial.
Créer un mot de passe sécurisé pour votre espace personnel
Le choix d’un mot de passe solide est une étape souvent négligée, alors qu’elle conditionne directement la sécurité de ton espace personnel. MyArkevia impose des critères minimaux lors de la création, mais il vaut mieux aller au-delà.
Un bon mot de passe pour un coffre-fort numérique doit :
- Contenir au moins 12 caractères.
- Mélanger majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux.
- Ne pas reprendre ton prénom, ton nom ou ta date de naissance.
- Être unique, c’est-à-dire non utilisé sur un autre site ou service.
Je conseille également d’activer les notifications de connexion si la plateforme le propose. Cela te permet d’être alerté en temps réel en cas d’accès suspect à ton compte.
Se connecter à MyArkevia : Accédez à vos documents facilement
Étapes pour une connexion rapide et sécurisée
Une fois ton compte activé, accéder à ton espace personnel sécurisé est très simple. Voici les étapes à suivre pour une connexion fluide :
- Ouvre ton navigateur et rends-toi sur la page de connexion : www.myarkevia.com.
- Saisie ton adresse email et ton mot de passe dans les champs prévus.
- Cliquez sur « Se connecter ».
- Tu arrives directement sur ton tableau de bord avec tes documents classés par type et par date.
Le tableau de bord propose un répertoire parent « Mes documents », contenant notamment une boîte de réception où tes bulletins de paie sont déposés automatiquement. L’interface est pensée pour trouver rapidement ce dont tu as besoin, sans manipulation complexe.
Pour sécuriser davantage tes accès, évite de cocher la case « enregistrer mon nom » ou « nom mon e-mail » sur les appareils partagés. Cette précaution simple protège efficacement ton espace personnel contre les accès non autorisés.
Identifier les erreurs de connexion fréquentes et comment les résoudre
Certains problèmes de connexion reviennent régulièrement chez les utilisateurs de MyArkevia. En voici les principaux et les solutions associées :
- Mot de passe incorrect : vérifie les majuscules et les caractères spéciaux. Si tu n’arrives pas à accéder à ton compte après plusieurs tentatives, utilise l’option de réinitialisation.
- Adresse email non reconnue : assure-toi d’utiliser l’adresse email renseignée lors de ton inscription. Si tu l’as changée depuis, contacte le support.
- Page de connexion qui ne répond pas : vide le cache de ton navigateur ou essaie depuis un autre navigateur. Certains retours d’expérience signalent des incompatibilités sur Safari ou les anciens systèmes iOS.
- Compte bloqué : après plusieurs tentatives infructueuses, le compte peut être temporairement verrouillé. Contacte ton service RH ou le support Arkevia directement.
Si le problème persiste, le support technique est joignable via le formulaire de contact sur le site officiel ou à l’adresse email contact@arkevia.com.
Les fonctionnalités clés de MyArkevia pour les salariés
Centralisation et archivage de vos bulletins de paie
La mission première de MyArkevia reste l’archivage automatique des bulletins de paie. Chaque mois, dès que ton employeur valide l’envoi depuis son logiciel de paie, le bulletin apparaît dans ta boîte de réception numérique. Tu n’as rien à faire de ton côté.
Cette automatisation élimine les risques liés à la gestion papier : perte, détérioration, oubli d’envoi. Tous tes bulletins sont horodatés et conservés de façon inaltérable. Retrouver une fiche de paie datant de cinq ans devient alors une affaire de quelques secondes.
Au fil du temps, cet archivage constitue un historique complet de ta rémunération, précieux lors d’une demande de crédit immobilier, d’un dossier de retraite ou d’un litige prud’homal.
Consultation et téléchargement de vos documents RH
Depuis ton espace, tu peux consulter l’ensemble de tes documents RH directement en ligne, sans téléchargement préalable. L’interface affiche les fichiers classés par date, ce qui facilite la navigation dans les archives.
Pour télécharger un bulletin de paie ou tout autre document, il suffit de sélectionner le fichier souhaité et de cliquer sur l’option de téléchargement. Le fichier est fourni au format PDF, imprimable et transmissible à n’importe quel tiers (banquier, administration, propriétaire).
Certaines interfaces permettent de télécharger plusieurs fichiers en une seule opération, un gain de temps appréciable lorsqu’il s’agit de constituer un dossier complet pour une banque ou un bailleur.
Classement et recherche facilités de vos fichiers
MyArkevia encourage la création de répertoires thématiques : « Bulletins de paie », « Contrats de travail », « Formation », « Attestations ». Cette structuration personnalisée réduit considérablement le temps de recherche.
La plateforme ajoute automatiquement des métadonnées à chaque document déposé par l’employeur : date, type de document, nom de l’entreprise émettrice. Ces données enrichissent les critères de recherche interne et permettent de filtrer les résultats par année, par catégorie ou par employeur.
Un système de corbeille intégré protège contre les suppressions accidentelles. La fonction « favoris » permet d’épingler les documents fréquemment consultés pour y accéder encore plus vite lors des prochaines connexions.
Accès depuis ordinateur et appareil mobile
MyArkevia est accessible depuis n’importe quel appareil connecté : ordinateur, tablette ou smartphone. Il n’est pas nécessaire d’installer une application dédiée. Le site s’adapte automatiquement à la taille de l’écran grâce à une interface responsive.
Depuis un smartphone, la navigation reste fluide et claire. Tu peux accéder à tes bulletins, les télécharger ou les partager en quelques secondes, même en déplacement. C’est particulièrement utile lorsqu’on a besoin d’une attestation de salaire en urgence.
La connexion sécurisée reste identique quel que soit l’appareil utilisé : tu t’authentifies via ta page de connexion habituelle sur myarkevia.com depuis ton navigateur mobile préféré.
Sécurité et confidentialité : La priorité de MyArkevia
Comprendre le chiffrement et la conformité RGPD
La sécurité des données est au cœur de la conception de MyArkevia. La plateforme utilise un chiffrement AES-256, l’un des algorithmes les plus robustes disponibles aujourd’hui. Concrètement, même les équipes techniques d’Arkevia ne peuvent pas accéder à tes fichiers sans ta clé de déchiffrement.
Sur le plan réglementaire, MyArkevia est conforme au RGPD — le règlement européen sur la protection des données personnelles — ainsi qu’à la norme ISO 27001. Ces certifications garantissent que tes données personnelles sont traitées selon des protocoles stricts et vérifiés par des organismes indépendants.
La conformité RGPD implique notamment que tu disposes d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement sur les données qui te concernent. Tu peux exercer ces droits directement depuis ton espace personnel ou en contactant le service dédié d’Arkevia.
Les mesures de sécurité mises en place par Arkevia
Au-delà du chiffrement des données, Arkevia applique plusieurs couches de protection complémentaires. Les serveurs sont hébergés en France, ce qui garantit que tes données ne quittent pas le territoire européen et restent soumises au droit français.
Chaque action réalisée sur ton espace — consultation, ajout, suppression, partage — est enregistrée dans un journal d’audit. Cette traçabilité permet de détecter toute tentative d’accès non autorisée et de reconstituer l’historique complet des manipulations.
Les accès sont également protégés par des contrôles stricts : verrouillage du compte après plusieurs tentatives de connexion infructueuses, notifications automatiques en cas d’activité inhabituelle, et protocoles de transmission sécurisés (HTTPS).
La valeur probante de vos documents conservés
C’est un point technique qui change tout en pratique : les documents stockés sur MyArkevia ont la même valeur juridique qu’un original papier. Cette équivalence légale repose sur la conformité à la norme NF Z42-013, qui encadre l’archivage électronique probant en France.
Cette norme impose un horodatage précis de chaque document déposé, une empreinte cryptographique qui rend toute modification immédiatement détectable, ainsi qu’une traçabilité intégrale des opérations. Autrement dit, un bulletin de paie extrait de MyArkevia est recevable comme preuve devant un tribunal ou une administration.
Cette valeur probante est un atout majeur dans des situations délicates : contestation d’une indemnité de licenciement, vérification d’une ancienneté, ou calcul des droits à la retraite.
Que faire en cas de perte d’identifiants ou de mot de passe ?
Procédure de réinitialisation de mot de passe oublié
Un mot de passe oublié arrive à tout le monde. MyArkevia intègre une procédure de récupération simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
- Rends-toi sur la page de connexion du site myarkevia.com.
- Cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ? ».
- Renseigne l’adresse email associée à ton compte.
- Consulte ta boîte de réception : un email contenant un lien sécurisé de réinitialisation t’est envoyé automatiquement.
- Clique sur ce lien, puis crée un nouveau mot de passe en respectant les critères de sécurité imposés.
Si tu ne reçois pas l’email dans les quelques minutes qui suivent, vérifie ton dossier de spam ou courriers indésirables. Il arrive que certains filtres anti-spam interceptent ces messages automatiques.
En cas de passe oublié et d’adresse email non accessible, la procédure devient plus complexe. Il faut alors contacter directement le support Arkevia avec une justification d’identité pour débloquer la situation.
Récupérer votre identifiant perdu
Ton identifiant sur MyArkevia correspond à l’adresse email que tu as renseignée lors de l’inscription. Si tu ne te souviens plus de laquelle tu as utilisée, voici les réflexes à avoir :
- Recherche dans tes anciennes boîtes email un message provenant d’Arkevia ou de ton service RH.
- Interroge ton ancien service RH ou ton employeur actuel : ils peuvent retrouver l’adresse email associée à ton dossier.
- Contacte le support Arkevia via le formulaire en ligne ou à l’adresse email contact@arkevia.com en fournissant tes informations personnelles pour vérification.
Le support répond dans des délais raisonnables et dispose des outils nécessaires pour retrouver ton compte à partir de tes données salariées, même sans identifiant.
MyArkevia après un changement d’employeur : que se passe-t-il ?
Conservation de vos documents après votre départ
C’est l’une des questions les plus fréquentes, et la réponse est rassurante : tu conserves l’accès à ton coffre-fort numérique après avoir quitté une entreprise. Les documents déposés par ton employeur restent disponibles dans ton espace personnel, quelle que soit la raison de la rupture du contrat.
La durée de conservation garantie de 50 ans ne dépend pas du maintien de la relation contractuelle avec un employeur particulier. C’est un droit attaché à ton compte personnel, pas au contrat de travail.
MyArkevia se positionne ainsi comme un coffre-fort qui t’accompagne tout au long de ta carrière, indépendamment du nombre d’employeurs successifs que tu auras. C’est une vision de long terme qui manquait clairement à la gestion papier traditionnelle.
L’accès à vos données lorsque vous quittez une entreprise
Lors d’un départ, il est essentiel de mettre à jour tes informations de contact dans ton espace personnel, notamment ton adresse email, si celle-ci était liée à ta messagerie professionnelle. Une adresse email d’entreprise désactivée te couperait de toute procédure de récupération de mot de passe.
Si ton nouvel employeur utilise également MyArkevia comme solution d’archivage RH, tu peux rattacher les nouveaux flux de documents à ton compte existant, à condition d’utiliser la même adresse email. L’historique complet de ta carrière se retrouve alors centralisé dans un seul et même espace.
Dans le cas où MyArkevia venait à cesser son activité — une situation hypothétique encadrée par la loi française — les opérateurs de coffres-forts numériques ont l’obligation légale de garantir la pérennité des données, notamment via des partenariats avec des institutions comme la Caisse des Dépôts et Consignations. Tes documents seraient alors transférés vers un autre tiers de confiance reconnu.
Questions fréquentes sur MyArkevia
Combien de temps mes documents sont-ils conservés ?
MyArkevia garantit une durée de conservation de 50 ans, ou jusqu’à l’âge de 75 ans pour l’utilisateur. Cette durée couvre l’intégralité d’une vie professionnelle active et bien au-delà, ce qui est particulièrement utile pour constituer un dossier de retraite ou répondre à une demande administrative tardive.
Cette durée s’applique aux bulletins de paie et aux documents RH déposés par l’employeur. Pour les documents personnels ajoutés manuellement, les conditions de conservation peuvent varier selon le type de compte.
Puis-je stocker d’autres documents personnels que mes fiches de paie ?
Oui. MyArkevia met à disposition un espace de stockage complémentaire gratuit pour tes documents personnels. Tu peux y déposer des pièces d’identité, des diplômes, des avis d’imposition, des factures ou tout autre justificatif administratif utile.
Cette fonctionnalité transforme le coffre-fort en un véritable outil de gestion administrative polyvalent, qui dépasse largement le seul cadre de la paie. L’import se fait par simple glisser-déposer, sans contrainte technique particulière.
Comment partager un document en toute sécurité ?
Plutôt que d’envoyer une pièce jointe par email — toujours risqué pour des documents sensibles — MyArkevia propose un système de partage sécurisé par lien temporaire. Voici comment procéder :
- Sélectionne le document à partager depuis ton espace personnel.
- Cliquez sur l’option « Partager ».
- Un lien de téléchargement à durée limitée est généré automatiquement.
- Transmets ce lien à ton interlocuteur (banquier, propriétaire, administration) par le canal de ton choix.
Ce lien expire après un certain temps, ce qui garantit que l’accès au document reste maîtrisé. Le destinataire peut télécharger le fichier sans avoir besoin d’un compte MyArkevia.
Existe-t-il une application mobile dédiée ?
À ce jour, MyArkevia ne propose pas d’application native disponible sur l’App Store ou Google Play. Cependant, le site est entièrement accessible depuis le navigateur mobile de ton smartphone, avec une interface adaptée à tous les formats d’écran.
La navigation mobile est fluide et les fonctionnalités principales — consultation, téléchargement, partage de documents — sont toutes disponibles sans installation préalable. Pour un accès rapide depuis ton téléphone, tu peux enregistrer le lien myarkevia.com comme raccourci sur ton écran d’accueil. C’est l’équivalent d’une appli native, sans encombrer la mémoire de ton appareil.