Un client m’a montré sa note de frais le mois dernier. Trois ans de trajets avec sa Clio, jamais un centime réclamé. Il avait perdu près de 1 800 € par an sans le savoir.
Le principe reste pourtant simple. Tu roules avec ta voiture pour ton travail, l’État ou ton employeur compense une partie du coût. Tout repose sur un barème publié chaque printemps par l’administration fiscale.
Bonne nouvelle pour 2026 : les chiffres n’ont pas bougé depuis 2023. Voici le barème automobile que tu vas utiliser toute l’année.
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
La lettre d correspond à la distance parcourue sur l’année. Les véhicules électriques profitent d’une majoration de 20 % sur le résultat obtenu.
Frais kilométriques, de quoi parle-t-on exactement ?
Ce que recouvrent les indemnités kilométriques
Une indemnité kilométrique (IK) compense l’usage d’un véhicule personnel pour des besoins professionnels. Elle ne se limite pas au carburant. Le calcul intègre aussi l’usure, l’assurance, les pneus et la décote.
Le barème kilométrique sert de référence commune. L’employeur l’utilise pour rembourser, le contribuable pour déduire, l’indépendant pour passer ses charges. Un seul outil, trois usages.
À quoi servent-elles concrètement ?
Elles évitent qu’un salarié finance de sa poche les déplacements exigés par son entreprise. Sans ce mécanisme, chaque kilomètre roulé pour un client viendrait rogner le salaire net.
Côté impôt, elles permettent de remplacer la déduction forfaitaire de 10 % par tes dépenses réelles. Quand tu habites loin de ton lieu de travail, l’écart peut atteindre plusieurs centaines d’euros.
Qui a droit aux frais kilométriques ?
Les salariés
Tout salarié qui utilise son propre véhicule pour l’entreprise peut demander une IK. Le trajet domicile-travail entre aussi dans le champ, mais uniquement via la déclaration de revenus.
Deux conditions reviennent toujours. Le véhicule doit t’appartenir, ou appartenir à ton foyer. Et le déplacement doit avoir un motif professionnel démontrable.
Les indépendants et professions libérales
En BNC, le barème est accessible si ton véhicule n’est pas inscrit à l’actif professionnel, ou s’il y figure sans que tu déduises ses charges réelles. Le choix se fait en début d’année et vaut pour tous tes véhicules.
Les micro-entrepreneurs restent à l’écart. Leur abattement forfaitaire couvre déjà l’ensemble des charges, kilomètres compris. Impossible de déduire quoi que ce soit en plus.
Les commerçants et artisans au réel (BIC) suivent une logique différente. Le barème leur est fermé, sauf pour un véhicule utilisé occasionnellement. Ils passent par les charges réelles.
Les dirigeants de société (SASU, SARL, etc.)
Le président de SASU ou de SAS est assimilé salarié. Sa société lui rembourse ses IK sur la base du barème, et cette dépense est déductible du résultat. Aucune cotisation ne s’applique tant que le barème est respecté.
Le gérant majoritaire de SARL, bien que travailleur non salarié, bénéficie du même traitement pour les déplacements professionnels. La règle d’or reste identique : le véhicule est le sien, pas celui de la société.
Les artistes-auteurs
Leurs revenus sont imposés par défaut comme des salaires, avec l’abattement de 10 %. Ils peuvent opter pour les frais réels et intégrer leurs trajets vers les lieux de tournage, d’exposition ou de résidence.
Ceux qui déclarent en BNC utilisent le barème comme n’importe quel indépendant. Les allers-retours vers un festival ou un atelier partagé comptent pleinement.
Dans quelles situations utiliser les frais kilométriques ?
Les trajets entre ton domicile et ton travail
L’administration admet un aller-retour par jour, dans la limite de 40 km par trajet simple. Au-delà, seuls les 40 premiers kilomètres sont retenus, sauf motif particulier.
Parmi les motifs acceptés : le travail du conjoint dans une autre ville, un problème de santé, la scolarité d’un enfant handicapé ou la précarité de ton emploi. Chaque situation doit être expliquée sur papier libre.
Un second aller-retour quotidien peut passer si tu prouves une contrainte réelle, comme des horaires coupés. Sans ça, le fisc le refusera.
Les déplacements professionnels
Visite chez un client, chantier, formation, salon : tous ces trajets entrent dans les IK. Ici, aucune limite de distance. Seule compte la réalité du déplacement.
Un trajet pour aller acheter du matériel pour ton bureau compte aussi. En revanche, rouler jusqu’au restaurant du midi ne rentre pas dans la case.
Frais réels ou indemnité forfaitaire : les deux voies de remboursement
La voie des frais réels, avec ses forces et ses faiblesses
Tu additionnes tes vraies dépenses : carburant, entretien, assurance, pneus, amortissement. Puis tu appliques le pourcentage d’usage professionnel. Cette méthode colle au centime près à ta situation.
Le revers, c’est la paperasse. Chaque facture doit être gardée et ventilée. Un oubli, et le montant s’effondre. Peu de salariés tiennent la distance sur douze mois.
La voie forfaitaire, avec ses forces et ses faiblesses
Le barème remplace toutes ces factures par une formule. Tu retiens la puissance fiscale et le kilométrage effectué dans l’année, rien d’autre. Deux minutes de calcul suffisent.
Le forfait a ses limites. Il ne tient pas compte d’une grosse réparation ou d’un gros crédit auto. Et il est calibré sur des véhicules moyens, donc il sous-estime une voiture chère peu roulante.
Comment trancher dans ton cas ?
Mon conseil tient en une phrase : pars sur le barème par défaut, sauf si tu roules avec un véhicule coûteux dont tu as gardé toutes les factures. Dans neuf cas sur dix, le forfait l’emporte.
Un point sensible souvent oublié : pour les salariés, ce choix se fait dans le cadre des frais réels à l’impôt. Tu renonces alors aux 10 % sur l’intégralité de tes revenus, pas seulement sur la partie transport.
Le barème kilométrique 2026, ligne par ligne
Le barème automobile (thermiques, hybrides, électriques)
Le calcul pour les véhicules thermiques, à hydrogène ou hybrides
Le tableau de la page d’accueil s’applique tel quel. Un moteur essence, diesel, GPL, hydrogène ou hybride relève du même tarif. Seuls comptent les CV inscrits sur la carte grise et la distance.
Trois tranches structurent la grille. Jusqu’à 5 000 km, un taux plein par kilomètre. De 5 001 à 20 000 km, un taux réduit plus une part fixe. Au-delà de 20 000 km, un taux unique à nouveau.
Cette dégressivité reflète un fait simple : les frais fixes (assurance, décote) se diluent avec les kilomètres. Rouler beaucoup coûte moins cher au kilomètre.
Le calcul pour les voitures 100 % électriques
Tu appliques la formule classique, puis tu majores le résultat de 20 %. Cette bonification s’applique aux modèles entièrement électriques, jamais aux hybrides rechargeables.
Pour situer, une électrique de 4 CV sur 5 000 km donne 3 030 €, puis 3 636 € après majoration. L’écart justifie de vérifier ta carte grise avant de remplir quoi que ce soit.
Le barème pour les deux-roues motorisés
Le calcul pour les motos et scooters de plus de 50 cm³ (thermiques et électriques)
Les motocyclettes disposent d’une grille propre, découpée en trois tranches plus courtes que pour l’automobile.
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
Les motos et scooters électriques bénéficient de la même majoration de 20 % que les voitures.
Le barème pour les cyclomoteurs (moins de 50 cm³)
Le calcul pour les cyclomoteurs thermiques
Ici, plus de question de puissance. Une seule ligne couvre tous les engins de moins de 50 cm³, ce qui inclut la plupart des scooters urbains.
- Jusqu’à 3 000 km : d × 0,315
- De 3 001 à 6 000 km : (d × 0,079) + 711
- Au-delà de 6 000 km : d × 0,198
Le calcul pour les cyclomoteurs électriques
Même formule, puis 20 % en plus. Un scooter électrique de 50 cm³ équivalent qui parcourt 2 500 km génère ainsi 787,50 € contre 787,50 € divisés par 1,2 pour son cousin thermique.
Et pour les vélos et trottinettes (EDPM) ?
Aucun barème officiel n’existe pour ces engins. Le fisc accepte toutefois une déduction des frais réels du vélo utilisé pour le trajet domicile-travail, sur justificatifs (achat, entretien, équipement).
Côté employeur, le sujet passe par le forfait mobilités durables, que je détaille plus bas. L’ancienne indemnité kilométrique vélo à 0,25 € du kilomètre a disparu en tant que dispositif autonome.
Comment calculer tes frais kilométriques ?
Le calcul de l’indemnité forfaitaire
Tu as besoin de trois données : la puissance fiscale de ton véhicule (case P.6 de la carte grise), la distance professionnelle annuelle et la bonne tranche du barème.
Tu repères la ligne correspondant à tes CV, puis la colonne de ta tranche de distance. Tu appliques la formule. Le montant obtenu est ton indemnité pour l’année.
Attention au piège de la tranche intermédiaire. La part fixe (1 065, 1 330, etc.) s’ajoute une seule fois au total, pas à chaque kilomètre.
Le calcul de tes frais réels
Tu recenses l’ensemble des dépenses liées au véhicule sur douze mois. Puis tu calcules le ratio entre kilomètres professionnels et kilométrage total. Ce pourcentage s’applique à chaque poste.
L’amortissement demande une règle de trois supplémentaire. Une voiture achetée 25 000 € amortie sur cinq ans pèse 5 000 € par an. Avec 40 % d’usage pro, tu retiens 2 000 €.
Des exemples concrets pour chaque type de véhicule
Un exemple avec une voiture
Prenons une 6 CV diesel qui parcourt 12 000 km professionnels. Nous sommes dans la tranche intermédiaire : (12 000 × 0,374) + 1 457 = 5 945 €.
Avec la même distance sur une citadine de 3 CV, le résultat tombe à (12 000 × 0,316) + 1 065 = 4 857 €. Presque 1 100 € d’écart pour un usage identique.
Un exemple avec une moto
Une moto de 4 CV utilisée sur 2 500 km reste dans la première tranche : 2 500 × 0,468 = 1 170 €. Si elle grimpe à 5 000 km, la formule devient (5 000 × 0,082) + 1 158 = 1 568 €.
Un exemple avec un vélo
Un salarié pédale 8 km pour rejoindre son bureau, soit 16 km par jour sur 200 jours, donc 3 200 km. Son employeur a mis en place le forfait mobilités durables à 0,25 € du km : 800 € théoriques, ramenés à 600 € exonérés.
Le remboursement des IK par l’employeur
Les obligations de l’employeur
Aucune loi ne contraint une entreprise à indemniser les trajets domicile-travail en voiture. Seule la prise en charge à 50 % des abonnements de transport en commun est obligatoire.
Le déplacement professionnel change la donne. Un employeur qui te demande d’utiliser ta voiture doit assumer le coût. La jurisprudence est constante : les frais engagés pour le compte de l’entreprise lui reviennent.
L’employeur reste libre de rembourser au-dessus ou en dessous du barème. Au-dessus, la fraction excédentaire devient du salaire soumis à cotisations. En dessous, il fait des économies sur ton dos.
La procédure pour te faire rembourser
Tout passe par une note de frais, mensuelle en général. Chaque ligne détaille la date, le motif, le lieu de départ, le lieu d’arrivée et la distance. Une copie de la carte grise accompagne le premier envoi.
Beaucoup d’entreprises exigent une attestation d’assurance couvrant les déplacements professionnels. Vérifie ce point avant de rouler, un sinistre sans cette clause peut mal tourner.
Les délais de remboursement
Le Code du travail ne fixe aucun délai. L’usage veut que le versement intervienne avec la paie du mois suivant. Un accord d’entreprise ou une politique interne peut préciser les choses.
En cas de blocage, tu disposes de trois ans pour réclamer, comme pour n’importe quelle somme liée au contrat de travail. Passé ce cap, le droit s’éteint.
Frais kilométriques et déclaration d’impôts
Déduire tes frais kilométriques de tes revenus
Sur la déclaration en ligne, tu coches l’option frais réels à la rubrique traitements et salaires. Une case 1AK (ou 1BK pour le second déclarant) accueille le montant de vos frais kilométriques additionné aux autres frais.
Le simulateur intégré à impots.gouv.fr fait le calcul à ta place. Tu saisis les CV, la distance et le type de motorisation, le site remplit la case. Une mention détaillée reste conseillée dans la zone de commentaires.
Repère de base : pour les revenus 2025 déclarés en 2026, l’abattement automatique de 10 % va de 509 € minimum à 14 555 € maximum. Si tes frais réels dépassent ce plancher, tu y gagnes.
La déclaration 2026 porte sur les kilomètres de 2025. Ce décalage piège encore beaucoup de contribuables qui reportent des trajets de l’année en cours.
Les justificatifs à garder pour le fisc
Aucune pièce n’est jointe à la déclaration, mais tout doit être disponible pendant trois ans en cas de demande. Un carnet de bord fait l’affaire, sur papier ou en application.
- La carte grise, pour prouver la puissance et la propriété
- Un relevé des trajets avec dates, motifs et distances
- Un justificatif de domicile et l’adresse de l’employeur
- Les factures de péage et de parking déclarées en plus
Sur les sites officiels, tu trouveras la documentation complète : economie.gouv.fr pour le barème, info.gouv.fr, service-public.gouv.fr, legifrance.gouv.fr, data.gouv.fr pour les textes et les jeux de données publiques.
Les frais kilométriques sans voiture : vélo, trottinette, covoiturage
Le forfait mobilités durables (FMD) : cumuler ou choisir ?
Le FMD permet à l’employeur de verser jusqu’à 600 € par an, exonérés de cotisations et d’impôt, pour les trajets domicile-travail en mode propre. Le plafond grimpe à 900 € en cas de cumul avec l’abonnement de transport en commun.
Dans la fonction publique, l’aide est obligatoire mais plafonnée à 300 € par an. Le secteur privé reste sur la base du volontariat, via accord ou décision unilatérale.
Cumul et déduction fiscale ne font pas bon ménage. Si tu touches le FMD, tu ne peux pas déduire à l’impôt les mêmes trajets en frais réels. Il faut choisir.
Le remboursement pour le vélo et les EDPM
Le vélo, avec ou sans assistance électrique, la trottinette électrique ou le gyroroue relèvent tous du FMD. L’employeur fixe la formule : montant forfaitaire annuel, ou tarif au kilomètre dans la limite du plafond.
Une attestation sur l’honneur suffit en général comme preuve. Certaines entreprises ajoutent une application de suivi GPS pour se protéger en cas de contrôle.
Les indemnités kilométriques pour le covoiturage
Conducteur ou passager, le covoiturage domicile-travail ouvre droit au FMD dans les mêmes conditions que le vélo. Les plateformes fournissent une attestation annuelle qui sert de justificatif.
Le conducteur peut aussi partager ses coûts avec ses passagers en dehors de tout cadre employeur. Tant que la participation ne dépasse pas le coût réel du trajet, calculé sur le barème, aucun impôt ne s’applique.
Bien gérer et optimiser tes frais kilométriques
Quelques astuces pour tes déplacements
Note chaque trajet le jour même. Reconstituer six mois de déplacements de mémoire tourne au cauchemar, et le résultat ne tient pas devant un contrôleur.
Regroupe tes rendez-vous par zone géographique. Tu réduis ton kilométrage réel tout en conservant des IK solides, puisque chaque trajet reste justifié.
Pense à photographier ton compteur au 1er janvier et au 31 décembre. Cette preuve du kilométrage annuel total rassure l’administration sur la cohérence de tes chiffres.
Passer par un simulateur en ligne
Le simulateur officiel du ministère de l’Économie reste le plus fiable. Sur la page dédiée, tu passes le menu, les rubriques annexes, le bloc « suivez-nous sur les réseaux sociaux » (Facebook et consorts) et le pied de page qui aligne accessibilité des services en ligne, mentions légales, données personnelles, plan du site, accessibilité partiellement conforme. Un bandeau à fermer, et le formulaire apparaît.
Tu saisis tes CV, ta distance, ta motorisation. Le résultat s’affiche en une seconde. Des simulateurs privés existent aussi, souvent plus ergonomiques, mais vérifie qu’ils utilisent bien le barème 2026.
Pourquoi un logiciel de notes de frais change tout
Pour une entreprise avec plusieurs salariés itinérants, le suivi manuel explose vite. Un logiciel de gestion des notes de frais calcule les IK automatiquement, archive les justificatifs et prépare l’écriture comptable.
Le vrai gain se situe au moment du contrôle. Chaque trajet ressort avec son motif, sa distance et sa date. La traçabilité complète des déplacements professionnels devient un argument, pas un fardeau.
Les questions qui reviennent le plus souvent en 2026
Quelle différence entre frais kilométriques et frais de carburant ?
Le carburant n’est qu’une composante des frais kilométriques. Le barème intègre également la dépréciation du véhicule, l’entretien, les pneus et l’assurance. Un remboursement limité à l’essence couvre à peine la moitié du coût réel.
Les indemnités kilométriques sont-elles imposables ?
Non, tant qu’elles respectent le barème et correspondent à des trajets réels. Elles sont exonérées d’impôt sur le revenu et de cotisations de sécurité sociale. Tout dépassement bascule dans le salaire imposable.
Quelle distance est retenue pour le calcul ?
La distance la plus courte par la route entre ton point de départ et ta destination. Pour le domicile-travail, tu es plafonné à 40 km par trajet simple sans justification particulière, avec un seul aller-retour quotidien.
Les péages et parkings font-ils partie des IK ?
Non. Le barème exclut les péages, les frais de garage ou de stationnement et les intérêts d’un crédit auto. Ces dépenses se déduisent en plus, sur facture, au prorata de l’usage professionnel.
Que se passe-t-il lors d’un contrôle URSSAF ?
L’inspecteur vérifie que chaque IK versée repose sur un véhicule identifié, une puissance fiscale connue, une distance vérifiable et un motif professionnel. Les cartes grises et les notes de frais sont épluchées une par une.
Si les preuves manquent, les indemnités sont requalifiées en salaire. L’entreprise paie alors les cotisations sur trois ans, plus des majorations de retard. Un carnet de bord bien tenu évite ce scénario à 100 %.
Un dernier conseil de terrain : garde toujours une copie numérique de tes justificatifs. Le papier se perd, un cloud bien rangé te sauvera un jour.